L'exigence légale : pouvoir être représenté depuis la Suisse
Le droit suisse n'exige ni la nationalité suisse, ni le domicile en Suisse des associés ou des actionnaires. Le critère porte sur le domicile de la personne qui peut représenter la société.
Pour la société à responsabilité limitée, l'art. 814 al. 3 CO dispose : « La société doit pouvoir être représentée par une personne domiciliée en Suisse. Cette personne doit être un gérant ou un directeur. »
Pour la société anonyme, l'art. 718 al. 4 CO dispose : « La société doit pouvoir être représentée par une personne domiciliée en Suisse. Cette personne doit être un membre du conseil d'administration ou un directeur. »
Le cercle admis n'est donc pas le même : gérant ou directeur pour la Sàrl, membre du conseil d'administration ou directeur pour la SA.
Une exigence permanente, pas une case cochée à la constitution
Un représentant qui démissionne, qui transfère son domicile à l'étranger ou qui décède crée une carence dans l'organisation de la société. Elle passe souvent inaperçue jusqu'à la prochaine inscription au registre du commerce.
La suite est réglée par la loi. Lorsqu'il constate une carence dans l'organisation impérativement prescrite, l'office du registre du commerce somme la société d'y remédier et lui impartit un délai ; à défaut, il transmet l'affaire au tribunal, qui prend les mesures nécessaires (art. 939 al. 1 et 2 CO). Un actionnaire ou un créancier peut de son côté saisir le tribunal des carences dans l'organisation de la société (art. 731b al. 1 CO, applicable à la Sàrl par le renvoi de l'art. 819 CO). Le tribunal peut notamment fixer un délai sous peine de dissolution, nommer l'organe qui fait défaut ou un commissaire, ou prononcer la dissolution (art. 731b al. 1bis CO).
La prestation et son prix
FID'UP désigne une personne physique domiciliée en Suisse et la fait inscrire au registre du commerce comme directeur de votre société, avec pouvoir de représentation : la voie que les deux dispositions ouvrent expressément. Le mandat s'ajoute à votre gouvernance, il ne la remplace pas. Nos prestations sont rendues à distance, sans accueil de clientèle.
Le tarif est unique : CHF 1'499.- HT par an, payables annuellement par avance. C'est le prix de la prestation de directeur, et nos conditions générales n'y rattachent rien d'autre.
Ce mandat vient en complément d'un forfait mensuel de comptabilité tenu par FID'UP, dès CHF 99.- HT par mois : le forfait est la porte d'entrée, et les CHF 1'499.- HT annuels s'y ajoutent. L'inscription ou la modification au registre du commerce se facture séparément, aux tarifs indiqués sur cette page ; le notaire, s'il intervient, et les émoluments du registre du commerce s'y ajoutent, au coût réel, payés directement aux tiers.
Un dossier validé avant d'être accepté
Ce mandat ne s'obtient pas sur simple commande. Nos conditions générales le disent en toutes lettres : la prestation est « soumise à validation sur dossier (preuve de résidence, pièces d'identité, extraits de poursuite et casier judiciaire de tous les associés et personnes inscrites au Registre du commerce, contrat de fiducie signé) ».
C'est une exigence, et c'est surtout une garantie. Une personne domiciliée en Suisse va engager son nom et sa responsabilité dans votre société : elle regarde d'abord qui la compose. Un dossier incomplet ne passe pas : c'est ce qui donne sa valeur à une inscription portant notre nom.
Un contrat personnalisé vous est ensuite adressé sous 48 heures ouvrables au maximum, pour signature électronique. Nous sommes joignables de 9 h à 20 h, du lundi au vendredi, par e-mail et par WhatsApp — message ou vocal. Nous répondons sous 24 à 48 heures. Le téléphone reste ouvert au +41 76 389 67 33, le même numéro que WhatsApp ; l'écrit est le plus rapide.
Ce que le directeur résident ne décide pas, et ce dont il répond
Le directeur résident ne dirige pas votre entreprise. Dans la SA, la haute direction, la fixation de l'organisation, les principes de la comptabilité et du contrôle financier ainsi que la nomination et la révocation des personnes chargées de la gestion et de la représentation sont des attributions intransmissibles et inaliénables du conseil d'administration (art. 716a al. 1 CO). Dans la Sàrl, les gérants ont des attributions intransmissibles comparables — haute direction, organisation, principes de la comptabilité et du contrôle financier (art. 810 al. 2 CO) —, tandis que nommer et révoquer les gérants est un droit intransmissible de l'assemblée des associés (art. 804 al. 2 ch. 2 CO).
Pour autant, ce n'est pas un nom posé sur un document. Les personnes autorisées à représenter la société ont le droit d'accomplir en son nom tous les actes que peut impliquer le but social, et une limitation de ces pouvoirs n'a aucun effet envers les tiers de bonne foi (art. 718a CO, applicable à la Sàrl par le renvoi de l'art. 814 al. 4 CO). Qui accepte ce rôle répond du dommage qu'il cause en manquant intentionnellement ou par négligence à ses devoirs (art. 754 al. 1 CO ; art. 827 CO pour la Sàrl). Un engagement de cette nature explique que le dossier soit validé avant d'être accepté.
Ce qui complète le mandat
La comptabilité se choisit au forfait mensuel : de START UP, CHF 99.- HT par mois pour 10 factures validées, à ELITE, CHF 999.- HT par mois pour 300 factures validées. Chaque forfait inclut ces quinze postes : tenue comptable, grand livre, journal, bilan, compte de résultat, annexe, décomptes de TVA trimestriels et semestriels, procès-verbal d'assemblée générale de fin d'année, déclaration fiscale annuelle de l'entreprise, proposition de bouclement fiscalement admissible, application de facturation Fidinvoice, paramétrage initial de l'entreprise, offert (valeur de CHF 100.-), devises illimitées, relations bancaires illimitées et accompagnement par WhatsApp ou par e-mail.
Une fois le cumul du palier atteint, l'application refuse de valider une nouvelle facture : vous attendez le mois suivant, ou vous demandez le palier supérieur depuis votre espace client, qui s'applique à la prochaine échéance de votre abonnement. Aucun supplément n'apparaît sur la facture. Et la reprise d'un dossier en cours d'exercice n'est pas facturée.
Une société doit aussi avoir un domicile à son siège. La domiciliation coûte CHF 49.- HT par mois pour une SA ou une Sàrl, CHF 99.- HT par mois pour une raison individuelle ou une SNC. Ce n'est pas une simple adresse : mention C/O FID'UP SARL dans l'adresse de siège, réception du courrier, tri des publicités qui ne vous sont pas transmises, scan du courrier et des recommandés, réception des documents officiels et des cartes bancaires. Chaque pli est mis à disposition sur la plateforme avec son état : à traiter, lu, non lu, traité. Le courrier est conservé dans le cloud deux ans au minimum.
La gestion des salaires n'est pas comprise dans le forfait comptable : CHF 20.- HT par mois et par employé, ajusté automatiquement à l'ajout et à la sortie. Elle couvre les fiches de salaire mensuelles, l'enregistrement DPI si nécessaire, les déclarations d'impôt à la source mensuelles et annuelles, le certificat de salaire annuel, les quittances annuelles d'impôt à la source et les déclarations annuelles aux caisses AVS, LPP, LAA, LAAC, IJM et IS. L'inscription d'un employé, sa sortie et chaque affiliation à une caisse coûtent CHF 50.- HT.
Durée, fin du mandat et sort de vos pièces
L'abonnement comptable se souscrit au mois, sans durée minimale. Il se reconduit de mois en mois et se résilie à tout moment directement en ligne, depuis votre espace client ; la résiliation prend effet à la fin du mois suivant (résiliée le 10 mars, elle prend effet au 30 avril) et aucun mois entamé n'est remboursé. La prestation de directeur, elle, se paie annuellement par avance.
Elle prend fin à la date effective de la modification inscrite au registre du commerce. Si vous procédez vous-même à cette modification, FID'UP ne facture aucun frais. Des frais de démarches de CHF 150.- HT ne sont dus que lorsque FID'UP doit les effectuer à votre place — radiation au registre du commerce et transfert du mandat — et uniquement en cas de non-paiement, de résiliation consécutive à une poursuite, ou d'une situation de l'entreprise imposant le retrait de l'adresse de siège ou du mandat de signataire.
À la date d'effet de la résiliation, vous gardez trois mois d'accès en lecture seule pour consulter et télécharger vos documents. Nous vous prévenons par e-mail à cette date, puis quinze jours avant la fin de cette période, et rien ne vous est facturé pendant ces trois mois. Ensuite, l'accès est fermé. Sur demande à fidup@fidup.ch, nous vous remettons un export complet de vos données (JSON, CSV et PDF) dans un délai de quinze jours, vos éventuels arriérés réglés ; vous pouvez aussi demander une suppression anticipée, sous réserve des obligations légales de conservation. Vos données sont ensuite conservées pour les durées prévues par la loi (dix ans pour les pièces comptables), puis supprimées. L'obligation de conserver les livres et les pièces comptables pendant dix ans dès la fin de l'exercice incombe à votre société (art. 958f al. 1 CO) : téléchargez-les avant la clôture de votre accès.
